Számlák és tranzakciók párosítása

Könyvelőként valószínűleg belefáradtál már abba, hogy a hónap elején egyesével végzed el a számlák és tranzakciók párosítását. A SzámlaPáros ezt a munkát elvégzi helyetted: a betöltött számlákat automatikusan összepárosítja a tranzakciókkal. Az sem jelent problémát, ha részfizetés történik, vagy ha egy számlát több részletben egyenlítenek ki. Ráadásul a rendszer a párosításokból tanul, így hónapról hónapra egyre kevesebb munkád lesz, amivel rengeteg időt tudsz megspórolni.

Hogyan működik — öt lépésben

A Számlák oldal célja

A Számlák oldalon találkozik a számláid adata a banki tranzakcióiddal. Ennek eredménye a Számlalista és a Tranzakciók lista — a két tábla ugyanannak az egyeztetésnek a két oldala.

Számla-státuszok

Ezt látod a Számlalista Státusz oszlopában:

Tranzakció-státuszok

Ezt látod a Banki tranzakciók lista Státusz oszlopában:

Automatikus párosítás

A rendszer minden új tranzakciónál megnézi, melyik nyitott számlához illik a legjobban — ehhez elsősorban az összeget, a partner nevét (a bankkivonaton szereplő fizető/kedvezményezett név alapján) és a közleményben szereplő hivatkozást (pl. a számlaszámot) veti össze a számla adataival.

• Ha a több jel együttesen egyértelműen egy adott számlára mutat, a párosítás automatikusan megtörténik, és a számla azonnal a helyes státuszba kerül — neked nincs is vele teendőd.
• Ha van esélyes jelölt, de nem elég biztos (pl. csak az összeg egyezik, a név vagy a hivatkozás nem, vagy két számla is egyformán jó jelölt), a tranzakció Egyeztetésre vár státuszban marad, és a kézi párosító felületen javaslatként megjelenik — de a döntést rád hagyja.
• Egy késve érkező fizetés nem esik ki a párosításból — a rendszer a késést önmagában nem bünteti, ha egyébként minden más jel egyezik.
• Készpénzes számlához kézzel tudod hozzáadni a tranzakciót, ami azonnal párosul a számlával.

Több számla — több tranzakció is párosítható egymáshoz

• Egy tranzakció, több számla — ha egy vevőd egy utalással több számláját is rendezi (pl. az összeg pontosan kiadja két-három nyitott számla együttes összegét), a rendszer szét tudja osztani a tranzakciót a megfelelő számlák között.
• Több tranzakció, egy számla — ha egy számlát részletekben fizetnek ki, minden egyes beérkező tranzakció hozzáadódik a számla már befizetett összegéhez, és a számla csak akkor vált Kiegyenlítve/Kifizetve státuszra, amikor az összes részlet együtt kiadja a teljes összeget.

Ugyanez kézzel is elvégezhető: a tranzakció oldaláról egy összeget több számlára is fel lehet osztani, a számla oldaláról pedig egy számlához több tranzakciót is ki lehet jelölni — így akkor is rendezhető a helyzet, ha az automatizmus bizonytalan maradt.

Kézi párosítás

Ha az automatika nem tud dönteni, a Műveletek menüből mindkét irányban kézzel párosíthatsz:

• Tranzakcióból kiindulva — kiválasztod, melyik számlá(k)hoz tartozik, akár összegre bontva több számla között.
• Számlából kiindulva — kiválasztod, melyik tranzakció(k) rendezik, akár több tranzakciót is kijelölve egyszerre.

A javaslatok között a rendszer kiemeli, amelyiket a legvalószínűbbnek tartja, de ez csak segítség — a végső döntés mindig a tiéd.

Ezen kívül a Műveletek menüből elérhető:

• Tranzakció hozzáadása kézzel — ha a számlát olyan pénzmozgás rendezte, ami nem jön be a bankból (készpénz, vagy olyan bankszámláról indított utalás, amit nem adtál meg a Bankszámlák oldalon), itt veheted fel. Valódi tranzakció keletkezik belőle, rögtön a számlához párosítva.
• Nincs pénzmozgás — ha a számlához soha nem fog tranzakció érkezni.
• Beszámítás — egy másik számlán keletkezett túlfizetés elszámolása erre a számlára (pl. egy partnered részére két számlát állítottál ki - az egyikre véletlenül többet utal, ezért a másikra ugyanannyival kevesebbet.).
• Túlfizetés visszautalása — ha a túlfizetést inkább visszautaltad, nem számítottad be máshova.

Teendő oszlop

A Számlalista minden sorában van egy Teendő kapcsoló, amivel jelezheted: „ezzel a számlával ebben a hónapban már foglalkoztam, nincs vele tennivalóm." Ez egy csapatszintű jegyzet — ha kettő könyvelő/kolléga dolgozik egy vállalkozáson, nem kell mindkettőjüknek ugyanazt a számlát külön átnéznie.

• A kapcsoló automatikusan bekapcsol, amint a számla Kiegyenlítve/Kifizetve vagy Nincs pénzmozgás státuszba kerül — ezekkel tehát nem kell foglalkoznod.
• Minden más esetben kézzel kapcsolhatod be — ez jelenti, hogy átnézted, és tudatosan úgy döntöttél, hogy egyelőre nincs vele teendőd.
• A bekapcsolt sorok kikerülnek a lap tetején lévő Teendőid sávból, hogy a listád ténylegesen a rád váró tételekre koncentráljon.

A lap tetején lévő Teendőid sáv két szinten válaszol arra, hogy van-e dolgod: külön mutatja az összes egyeztetésre váró tételt és a kiválasztott időszakét. Az összesítésre azért van szükség, mert egy régebbi hónap elmaradása különben csak véletlenül derülne ki — augusztusban a júliust zárod, de a júniusi hiányról is tudnod kell. Bármelyik sorra kattintva rászűrsz az érintett tételekre.

Mikor áll vissza egy számla „Egyeztetésre vár" jelzésre a következő hónapban?

A kézzel bekapcsolt Teendő-jelölés mindig csak az adott hónapra szól. A következő hónap első napjától a jelölés magától eltűnik, és a számla — ha közben nem rendeződött — ismét megjelenik a Teendőid sávban és az „Egyeztetésre vár" szűrésben, mintha most néznéd meg először.

• Ez szándékos: egy hónappal ezelőtt átnézett, de azóta sem kifizetett/kiegyenlített számláról újra tudnod kell — a havi jelölés nem jelent végleges elintézést, csak azt, hogy AKKOR nem volt vele teendőd. Hiszen egy számlával akkor nem kell foglalkoznod többet, ha már kiegyenlítésre/kifizetésre került, vagy nem tartozik hozzá pénzmozgás.
• A korábbi hónapok jelölései nem vesznek el, csak elveszítik a hatásukat — a számla eseménynaplójában továbbra is látszik, ki és mikor jelölte meg.
• Kivétel: ha a számla időközben automatikusan vagy kézzel Kiegyenlítve/Kifizetve vagy Nincs pénzmozgás állapotba került, a kapcsoló magától, bekapcsolva marad — ez a két állapot nem esik vissza „Egyeztetésre vár"-ra.
• Ugyanígy, ha egy korábban párosított tranzakciót utólag visszabontasz (a párosítás visszavonásával), az érintett számla és tranzakció azonnal — nem csak hónapfordulóval — visszakerül „Egyeztetésre vár" állapotba, hiszen a párosítás, amire a korábbi státusz épült, megszűnt.

Tanulási előnyök

A párosítás nem csak egy pillanatnyi számítás — a rendszer emlékszik a korábbi döntéseidre, és ezekből tanul:

• Automatikus összekötési szabályok — amikor kézzel párosítasz egy tranzakciót egy számlához, bepipálhatod, hogy a hozzá hasonló (ugyanaz a fizető, ugyanaz a partner) jövőbeli tranzakciókat a rendszer ezután magától is kösse össze a megfelelő számlával — anélkül, hogy neked újra és újra el kellene végezned ugyanazt a kézi párosítást.
• Névtanulás — ha egy fizető neve a bankkivonaton nem egyezik pontosan a partnered hivatalos nevével (pl. rövidítve vagy máshogy írva szerepel), és te egyszer kézzel összekötöd őket, a rendszer megjegyzi ezt az összefüggést, és legközelebb már ezt is figyelembe veszi a párosításnál.
• Csoportos javaslatok — ha több, még párosítatlan tranzakció is ugyanahhoz a mintázathoz illik (pl. azonos fizető, közel azonos összeg és időpont, de különböző számlák), a rendszer ezeket egy kártyán, csoportosan ajánlja fel, hogy egy helyen dönthess mindegyikről.

Így minél tovább használod a SzámlaPárost, annál kevesebb kézi munkára lesz szükséged — a rendszer a saját döntéseidből tanulva egyre pontosabban ismeri fel a vállalkozásod jellemző fizetési mintázatait.