Dokumentumtár

Az oldal célja

A Dokumentumtár a vállalkozásod összes dokumentumát egy helyen gyűjti össze: számlaképek, szerződések, teljesítési igazolások, bankszámlakivonatok, fotók, díjbekérők és minden más csatolmány. Nem kell többé mappákban, e‑mailekben vagy a könyvelő gépén keresgélni — minden itt van, egyetlen listában, ráadásul partnerhez rendelve.

A dokumentumok több úton is érkezhetnek:

• kézi feltöltéssel,
• akár tömegesen egy technikai email címre küldve,
• automatikusan a Számlázz.hu és a Billingo rendszeréből.

Dokumentumok a partner neve alatt

Amennyiben a számlához feltöltesz számlaképet, vagy az letöltésre kerül a Számlázz.hu vagy a Billingo rendszeréből, akkor automatikusan hozzárendelésre kerül a partnerhez is.

Természetesen bármilyen más dokumentumot is feltölthetsz a SzámlaPárosba és hozzárendelheted az általad kiválasztott partnerhez.

Így minden partnerednél láthatod a számláit, szerződéseit, teljesítésigazolásait, stb.

Számla feltöltése és AI kiolvasása

Ha egy számla valamiért nem érkezik meg automatikusan a SzámlaPárosba, akkor lehetőséged van azt feltölteni és a számlaadatokat az AI segítségével kitölteni. A SzámlaPáros AI algoritmusa szinte minden esetben hibátlanul kitölti a számlaadatokat, amivel rengeteg időt spórolhatsz meg.

• Ha egy mezőben az AI bizonytalan, azt narancs kerettel jelöli számodra. Ha netán hibára bukkansz, szabadon javíthatod.
• Mentés után létrejön a számla a rendszerben és megjelenik a számlalistában. Ha már van hozzá tranzakció a SzámlaPárosban, akkor a SzámlaPáros azonnal megpróbálja azzal összepárosítani.
• Ha a számlán szereplő partner még nem szerepel a partnertörzsben, a rendszer automatikusan létrehozza.

Bankszámlakivonat feltöltése és AI kiolvasása

A banki tranzakciók betöltésére a Bankszinkron az ajánlott megoldás: a bankszamlakivonat.hu oldal segítségével a tranzakcióidat 6 óránként kérdezzük le a netbankodtól, így mindig az aktuális állapotot láthatod. Noha könyvelőként mindig az előző hónap tranzakciói a fontosak, vállalkozóként viszont teljes, aktuális pénzügyi áttekintést kaphatsz a Pénzügyek oldalon.

Ha nem szeretnél a bankszamlakivonat.hu oldalon keresztül hozzáférést adni a netbankodhoz, akkor lehetőséged van a bankszámlakivonataid is feltölteni — XML és PDF formátumból egyaránt ki tudjuk olvasni a tranzakciókat, ami elmentésre és automatikusan hozzárendelésre kerül a számláidhoz. Részletek: Bankszámlakivonat beolvasása.

• Nyugodtan rábízhatod az AI-ra a kiolvasást.
• A kiolvasott sorokat egy felülvizsgálati ablakban tudod átnézni és ezt mindenképp javasoljuk, akkor is, ha az AI nem jelez hibát. Ha jelez, akkor lehetőséged van a tranzakciókat javítani, törölni, vagy akár új tranzakciót beszúrni, ha úgy látod, hogy valami kimaradt.
• A rendszer figyelmeztet a duplikációra, így nem tudod véletlenül ugyanazt a számlakivonatot kétszer feltölteni.
• Mentés után a tranzakciók bekerülnek a rendszerbe, és azonnal párosításra kerülnek a számlákkal.

Számlakép hozzárendelése egy számlához

Ha a számla már létezik a rendszerben, de nincs hozzá számlakép, két úton is csatolhatod:

• Először töltsd fel a számlaképet a Dokumentumtárba, majd válaszd a Számlához rendelés műveletet. A megnyíló listában számlaszámra vagy partnerre keresve kiválasztod a számlát és a hozzákapcsolod a számlaképhez.
• A Számlák oldalról közvetlenül: kattints a számla sorára, és a megnyíló panel Számlakép szekciójában a Számlakép feltöltése gombbal töltsd fel a fájlt. A feltöltött kép ugyanúgy bekerül a Dokumentumtárba és hozzárendelésre kerül a partnerhez.