Hiányzó számlák bekérése

Könyvelőként, ha egy banki tételhez nem találsz számlát, vagy egy számlának nincs meg a képe, a SzámlaPárosban a "Hiányzó számla" opcióval tudod megjelölni —> erről a vállalkozó emailt, értesítést és a nevére kiírt feladatot kap. A vállalkozó által feltöltött fájl pedig magától a feladathoz kapcsolódik, amiről automatikusan értesülsz. A Feladataim oldalon mindig pontosan nyomon tudod követni, hogy melyik vállalkozó melyik feladattal hol tart.

A folyamat egy pillantásra

Hiányzó számla bekérése

• Hiányzó számla — egy banki tranzakcióhoz nincs számla (jellemzően külföldi számlák, amik nem kerülnek be a NAV-hoz). A Számlák oldal tranzakciólistájában a tranzakció Műveletek → Hiányzó számla opció kiválasztásával tudod a vállalkozót értesíteni.
• Hiányzó számlakép — a számla adata megvan (a NAV-ból), de a képe (PDF) nincs. A számlalistában a számla Műveletek → Hiányzó számlakép opció kiválasztásával tudod a vállalkozót értesíteni.
• Bármilyen más dokumentumot (szerződés, adóigazolás stb.) a Feladataim oldalon tudsz Dokumentum bekérése típusú feladat kiadásával bekérni. A számlaképet érdemes a Számlák oldalon bekérni, mert ha a vállalkozó a kapott emailben lévő linkre kattint, akkor közvetlenül a feladat nyílik meg és az ott feltöltött számlakép magától a számlához kapcsolódik.

Így értesül a vállalkozó

• Emailt kap a könyvelő nevében, a tétel adataival (partner, dátum, összeg, számlaszám) és egy linkkel, ami egyenesen a feladatra visz. Tételenként legfeljebb két levél küldhető.
• Értesítést a fejléc harang ikonjában.
• Feladatot a Feladataim oldalon, másnapi határidővel.

A levél a vállalkozás kapcsolattartási címére megy: alapból a vállalkozás első vállalkozójának címére, amit a könyvelő a Vállalkozás beállításai → Vállalkozó meghívása oldalon átírhat. Ha nincs ilyen cím, a tranzakció értesítés nélkül is megjelölhető Hiányzó számlaként, de akkor a vállalkozó nem fog értesítést kapni.

Így pótolja a vállalkozó a hiányzó számlaképet

• Hiányzó számlakép (a számlaadathoz hiányzik a számlakép): a feladat Feltöltés gombjával kiválasztja a fájlt a saját számítógépéről, vagy ha a Dokumentumtárba már feltöltötte, akkor onnan. A SzámlaPáros kiolvassa a számla sorszámát és hozzácsatolja a meglévő számlához: „A(z) XY számlához csatolásra került." — ekkor a feladat Feltöltve státuszt kap. Ha olyan számlaképet tölt fel a vállalkozó, amihez nem tartozik számlaadat, akkor „Nem található ilyen sorszámú számla." üzenetet kap, illetve ha nem a helyes számlaképet tölti fel a feladathoz, akkor „A számla sorszáma nem egyezik a hiányzó számla sorszámával." üzenet jelenik meg a felületen. Ha a sorszámot az AI csak egy-két karakterben olvassa félre (pl. 0 helyett C egy tankolási számlán), de a partner, az összeg és a kelte egyezik, a SzámlaPáros ezt felismeri, és a képet a bekért számlához csatolja. Mindkét esetben a feladat státusza Nyitott marad.
• Hiányzó számla (a tranzakcióhoz hiányzik a számla): a feladat részleteinél a Feltöltés gombbal a vállalkozó feltölti a fájlt a számítógépéről. Az AI segítségével a rendszer kiolvassa a számla adatait, azt létrehozza a rendszerben, hozzákapcsolja a számlaképet és ha tudja, párosítja tranzakcióval. Ilyen esetben a feladat Feltöltve, ellenőrizendő státuszt kap, a Dokumentumtárban a fájl pedig AI-ból, ellenőrizendő státuszt. Bárhol hagyja jóvá a könyvelő a számlaképet, a státusz mindkét esetben továbblép, a feladat státusza pedig Ellenőrizve lesz és készre jelenthető. Ha a számlát már korábban feltöltötte a Dokumentumtárba, vagy a technikai email címre küldte, akkor így is kiválaszthatja a fájlt a feladat részleteinél. Ha a feltöltött fájlon a vállalkozás adószáma nem szerepel (más cég számlája, nyugta a vevő adószáma nélkül), a feladat Hibás számla jelzést kap, és számla nem jön létre — a vállalkozónak a megfelelő fájlt kell feltöltenie. Belföldi számlánál a SzámlaPáros előbb a NAV-ból kéri le az adatokat, és csak ha ott nincs meg, olvassa ki a képről.

Ha a Dokumentumtárba tölti fel vagy a technikai email címre küldi a fájlt

Bár ajánlott, nem kötelező a számlaképeket a feladatban feltölteni. Ha a vállalkozó a Dokumentumtárba tölti fel, vagy a technikai email címre küldi a számlát, akkor a folyamat hasonló, némi eltéréssel:

• Hiányzó számlaképnél a SzámlaPáros a számla sorszáma alapján a számlához kapcsolja a számlaképet, és a feladat a kiolvasás után azonnal, magától Feltöltve státuszt kap;
• Hiányzó számlánál akkor kap automatikusan Feltöltve státuszt a feladat, ha a számla bekerül a rendszerbe (a NAV-ból, vagy a feltöltött kép számlaadataiból az AI által a háttérben automatikusan kiolvasva), és a párosítás a tranzakcióhoz köti. Ha ez nem történik meg (hiszen párosítás nélkül nincs kapcsolat a tranzakció és a hiányolt számla között), akkor a vállalkozó a feladat Feltöltés gombjával a Dokumentumtárból választja ki a már feltöltött fájlt — ettől a feladat Feltöltve lesz.

Utána

A feltöltésről és a feladat státuszváltozásáról a könyvelő emailben is értesül. Ha megfelelőnek találja a feltöltött fájlt, akkor a feladatot lezárhatja, ellenkező esetben megjegyzést írhat a vállalkozó részére (aki arról szintén emailben értesül).