Dokumentumok átadása a könyvelőnek
A havi számlákat és bankszámlakivonatokat nem kell emailben küldened a
könyvelődnek: töltsd fel őket a SzámlaPárosba, és ha minden megvan, egy gombbal jelezd,
hogy a hónap kész. A könyvelőd azonnal látja, mit kapott.
A folyamat egy pillantásra
1
Megnyílik a havi feladat SzámlaPáros
A hónap első napján a vállalkozó
Feladataim
oldalán megjelenik a
Havi anyag átadása feladat (például október 1-jén a
szeptemberi). Határideje a könyvelő által beállított nap — alapból 5-e. Csak olyan
vállalkozásnál jelenik meg a feladat, amelynek van könyvelője.
2
Kérés emailben Könyvelő nevében
A könyvelő által beállított napon a vállalkozó levelet kap a
könyvelő nevében, konkrét hiánylistával: a NAV-ból ismert, de számlakép nélküli
számlák és azok a bankszámlák, amelyekről nincs kivonat a hónapra.
Ha a beállított emlékeztető napjáig sincs átadás, a SzámlaPáros
emlékeztetőt küld.
3
Feltöltés Vállalkozó
A feltöltött számlaképek, külföldi számlák és kivonatok a
Dokumentumtárba kerülnek. A számlaképek feltölthetőek a Számlák oldalon
közvetlenül a számla paneljében, illetve a számlák és bármilyen dokumentum közvetlenül
feltölthető a Dokumentumtárba, vagy technikai email címre küldve. A SzámlaPáros
kiolvassa a számlaképeket és a számlákhoz köti őket, a kivonatokat pedig beolvassa — ehhez a
Dokumentumtárban a Számlakép / Bankszámlakivonat típust kell
választani, vagy az Automatikus típust, amikor a SzámlaPáros fájlonként a tartalomból
dönti el, mi micsoda (így egy vegyes köteg vagy ZIP is egyben feltölthető; az emailben küldött
fájloknál mindig így dönt).
4
Átadás egy gombbal Vállalkozó
A Dokumentumtár tetején a
Feltöltöttem a … számlákat és
kivonatokat gomb. Az ablak összesíti, mit ad át a vállalkozó, és figyelmezteti,
ha egyes számlákhoz hiányzik a számlakép. A havi feladat ezzel
Kész.
Ha egy dokumentumhoz nincs beállítva a típus, illetve az a hónap,
amihez tartozik (pl. egy szeptember 15-ei számlánál a szeptembert kell kiválasztani),
azt rendszer jelzi a vállalkozónak és csak ezek pótlását követően engedi a havi könyvelési
csomagot átadni.
5
Értesítés SzámlaPáros
A könyvelő értesítést kap emailben és a harang ikonban, a
Vezérlőpult
Átadás oszlopában pedig a hónap átadottként látszik.
Ha mégis hiányzik valami, a vállalkozó a következő hónap
15-éig visszavonhatja az átadást, amennyiben a könyvelő addig nem könyvelte le a hónapot — a
feladat ilyenkor újra Nyitott.
6
Könyvelés Könyvelő
Ha könyvelőként végeztél a havi könyveléssel a könyvelőprogramodban,
akkor a Számlapárosban kétféleképpen tudod ezt jelezni. Vagy a Vezérlőpulton beállítod a vállalkozásnál a
Könyvelve jelölőnégyzetet, vagy a Feladataim oldalon a havi könyvelési feladatot készre jelented (
Havi
könyvelés).
Ha az átadás után még érkezik dokumentum: amíg a hónap nincs
lekönyvelve, az átadott hónaphoz kerül, és a könyvelő értesítést kap; a lekönyvelt
hónap számlaképe viszont már a következő hónap anyagába kerül (így ha a könyvelő október 9-én végez
a könyveléssel, a vállalkozó pedig október 10-én küld egy szeptemberi számlát, az automatikusan október hónapot kap).
A hónap állapota közben:
Havi anyag átadása: Nyitott→
Átadva→
Könyvelve
Mit kell feltöltened — és mit nem
- Belföldi számlák: az adatuk a NAV-ból magától megérkezik, neked
csak a számlaképet (PDF, fotó) kell feltöltened. Ha valami hiányzik,
arról a könyvelőd a SzámlaPároson keresztül email értesítést küld.
- Külföldi szállítók számlái (pl. Google, Facebook, külföldi
webáruház): ezek nincsenek a NAV-ban, ezért ezeket mindig töltsd fel.
- Bankszámlakivonat: ha be van kötve a
Bankszinkron, nincs vele teendőd; ha nincs,
töltsd fel a havi kivonatot. Ezt a könyvelőddel tudod egyeztetni. A feltöltött kivonatot a
SzámlaPáros magától beolvassa: a netbankból letöltött fájl (XML, CSV, STA stb.) tranzakciói
azonnal bekerülnek, a PDF-kivonat kiolvasott tételeit a könyvelőd hagyja jóvá.
- Pénztárgép: a napi zárásokat a SzámlaPáros a NAV-ból
hozza, és PDF-ben a Dokumentumtárba teszi — a zárószalagot nem kell lefotóznod
(Nyugták).
Így tudod feltölteni a dokumentumokat
- Dokumentumtár egy, vagy több dokumentum feltöltése, akár ZIP-be csomagolva (a SzámlaPáros kicsomagolja).
A köteg lehet vegyes (számlaképek + kivonatok + egyéb): az Automatikus típussal fájlonként a
tartalom dönt, a hónap is magától áll be.
- Technikai email cím — a
SzámlaPáros minden vállalkozás részére létrehoz egy technikai email címet. Ha erre a címre
küldöd a dokumentumokat, azok automatikusan a vállalkozásod Dokumentumtárába kerülnek.
- A Számlák oldalon a számla panelje — közvetlenül a számlához tudod feltölteni a számlaképet, vagy bármilyen más dokumentumot.
- A Feladataim oldalon a feladat Feltöltés gombja — ha
a könyvelőd egy konkrét számlaképet hiányol (Hiányzó számlák bekérése),
arról emailben értesülsz. Az abban lévő linkre kattintva a feladat részletei nyílnak meg és az a legjobb,
ha közvetlenül itt töltöd fel a számlaképet.
A feltöltött számlaképek sorszámát a SzámlaPáros kiolvassa, és ha a számla már a
rendszerben van (pl. a NAV-ból), automatikusan hozzákapcsolja. Ha nincs bent, és a
számla a vállalkozásnak szól (külföldi szállító számlája, vagy belföldi számla, ami a NAV-ból még nem
jött meg), az adatait is kiolvassa és létrehozza a számlát — belföldinél előbb a NAV-ból kéri le.
Mindkét esetben megpróbálja párosítani a számlát tranzakcióhoz.
Melyik hónaphoz tartozik egy dokumentum?
A Hónap azt mondja meg, melyik havi anyaggal kapja meg a könyvelőd a
dokumentumot. Csak számlánál és bankszámlakivonatnál szükséges a hónapot megadni; egy szerződéshez vagy
jótállási jegyhez nem.
- A Dokumentumtárba feltöltésnél számlaképnél az alapérték az
„Automatikus (a számla kelte szerint)”: a SzámlaPáros kiolvassa a számlát, a
sorszám alapján a meglévő számlához csatolja (a külföldi számlát létre is hozza), és a hónapot
a kelte szerint állítja be. Ha egy kötegben különböző hónapok számlái vannak, mindegyik a
sajátjába kerül. Kézzel is választhatsz hónapot. Kivonatnál is „Automatikus” az alapérték: a
hónap a kivonat időszakából áll be (egy augusztusi és egy szeptemberi kivonat egy kötegben is a
sajátjába kerül). Ha a kelte nem olvasható ki, a dokumentum hónap nélkül marad —
a „Nincs hónaphoz rendelve” szűrő megmutatja, utólag hónaphoz rendelheted.
- Emailben, feladatból vagy a számla paneljéről feltöltött számlaképnél a hónap a
számla keltéből jön, a kiolvasás után: ha a számla a NAV-ból is megvan, az ottani
kelte dönt, különben a képről kiolvasott. Egy szeptember 30-i számla a szeptemberi anyagba
kerül.
- Lekönyvelt hónapot nem lehet választani. Ha a könyvelőd a szeptembert
már lekönyvelte, a hónapválasztóban a szeptember (és a korábbi hónapok) szürkén, „lekönyvelve”
jelöléssel látszanak, és alapból a következő nyitott hónap — itt az október — van
kiválasztva. Ami egy lekönyvelt hónapba kerülne, azt a könyvelőd a következő havi anyaggal
már nem kapná meg. A könyvelési időszakot a könyvelőd a számla dátumaiból úgyis látja.
- Az automatikus hónap is a következő nyitott hónapra ugrik. Például: a
szeptembert október 5-én átadtad, és október 10-én emailben elküldesz még egy szeptemberi
számlát. Ha a könyvelőd még nem könyvelte le a szeptembert, a számla a szeptemberi anyaghoz
kerül, és a könyvelőd értesítést kap róla; ha október 9-én már lekönyvelte, az októberi
anyaggal megy, így nem vész el.
- Amit te választasz, azt a SzámlaPáros sosem írja felül.
Az átadás
Ha a hónap minden számláját és kivonatát feltöltötted, kattints a
„Feltöltöttem a … számlákat és kivonatokat” gombra a Dokumentumtár oldal
tetején (a Feladataim oldalon a havi feladat részleteiből
az Ugrás a Dokumentumtár oldalra gomb visz oda). Az ablak megmutatja:
- hány dokumentumot adsz át, típusonként (pl. 15 számla, 2 bankszámlakivont, 3 egyéb);
- ha a hónapban van számlakép nélküli számla, arra a rendszer figyelmeztet,
de nem kötelező feltölteni, mert előfordulhat, hogy nem áll rendelkezésre. A könyvelőd viszont
hiányzó számlaként fogja megjelölni, amiről email értesítést kapsz;
- ha van típus nélküli dokumentum, vagy hónap nélküli számla
vagy kivonat — ezeket előbb rendezd, addig az átadás nem indul el (a
„Megnézem" link a Dokumentumtárban rájuk szűr).
Üzenetet is írhatsz a könyvelődnek (pl. „a K&H kivonat holnap jön"). A könyvelőd
értesítést kap. Ha mégis hiányzik valami, az átadást a következő hónap 15-éig
visszavonhatod, ha a könyvelőd addig nem jelölte a hónapot lekönyveltnek. Ha az átadás után
még feltöltesz dokumentumot az átadott hónapra, arról is értesítést kap a könyvelőd.
Kérés és emlékeztető: a könyvelőd beállíthatja, hogy a
hónap melyik napon kapd az email értesítést, és mikor emlékeztessen rá, ha elmaradtál volna az átadással.