Havi könyvelés
A SzámlaPáros hónapról hónapra végigviszi a könyvelő és a vállalkozó közös
munkáját: a vállalkozó átadja a hónap anyagát, a könyvelő lekönyveli és jelöli, a
lekönyvelt hónapra utólag érkező tételekről pedig külön feladatot kap. A
Vezérlőpulton egy pillantással látod, melyik vállalkozás hol tart.
A hónap menete
Például a szeptemberi könyvelés — október napjai
október 1.Megnyílik a Havi
anyag átadása (vállalkozó) és a Havi könyvelés (könyvelő)
feladat. Kérés-email a beállított napon.
október 5.Az átadás határideje
(alapból 5‑e, a könyvelő állítja)
október 12.A Havi könyvelés
határideje
október 15.Eddig vonható vissza
az átadás — ha a hónap még nincs lekönyvelve
a lekönyvelés utánUtólag érkezett
tétel → feladat a könyvelőnek, 2 nap határidővel
1. Az anyag átadása
A vállalkozó a hónap számláit és kivonatait a Dokumentumtárba tölti fel, vagy technikai email címére
küldi, majd a Feltöltöttem a … számlákat és kivonatokat gombbal átadja a hónapot. Erről
értesítést kapsz, a Vezérlőpult Átadás oszlopában pedig a hónap
átadottként jelenik meg, így az összes vállalkozásodnál egy oldalon láthatod, hogy ki az, aki már
átadta a dokumentumokat és ki nem. A részletek: Dokumentumok
átadása a könyvelőnek.
A Havi könyvelés feladat az átadástól függetlenül is megnyílik, mert a SzámlaPárost
könyvelőként akkor is használhatod, ha a vállalkozód továbbra is emailben küldözgeti a havi könyvelési anyagot.
A számlák és számlaképek feltöltését követően a SzámlaPáros automatikusan kiolvassa azok tartalmát.
Számlaképek esetén ha talál azonos sorszámú számlát, automatikusan hozzáköti, ha nem, akkor először létrehozza a számlát,
majd utána kapcsolja hozzá a számlaképet. Amennyiben a bankszámlakivonatokból a tranzakciók már kiolvasásra kerültek,
az újonnan létrejött számlákat párosítja a rendszer velük.
A sorrend teljesen mindegy, ezért amennyiben a tranzakciókat ezt követően olvasod ki, mint könyvelő, ez is megindítja a párosítási algoritmust és
a Számlák oldalon látni fogod a párosítás eredményét. Ezt követően elvégezhetőek a hátramaradt manuális párosítások is.
2. Munka a SzámlaPárosban
A hónap anyagát itt rendezed össze, mielőtt a könyvelőprogramba kerül:
a
Tranzakciók betöltése Könyvelő
Ha be van kötve a
Bankszinkron,
a tranzakciók maguktól érkeznek. Ha a vállalkozó kivonatot töltött fel, a SzámlaPáros
feltöltéskor magától kiolvassa: a netbankos XML/CSV kivonat be is töltődik, a PDF-kivonat
kiolvasott tételeit neked kell ellenőrizned és jóváhagynod
(
Bankszámlakivonat beolvasása) — ami még
vár, arra a Feladataim
Bankszámlakivonat kiolvasása feladata figyelmeztet.
b
Automatikus párosítás SzámlaPáros
A SzámlaPáros a számlákat magától párosítja a tranzakciókkal, és
minden számlát besorol valamilyen státuszba (Kiegyenlítve / Részben fizetve / Lejárt / Nyitott). További információ:
Számlák és tranzakciók párosítása.
c
Kézi párosítás Könyvelő
Ami nem párosult biztosan, az Egyeztetésre vár:
a Számlák oldal csempesora megmutatja, hány számlával és
tranzakcióval van dolgod. Ezeket kézzel párosítod, vagy elfogadod a javaslatot, és végül az
Átnézés pipával Átnézve-re állítod. A hónappal akkor vagy kész, ha minden számla
sorában a Teendő oszlop állapota "Egyeztetve". Erre azért van szükség, hogy mindig lásd, melyik számlával kell még foglalkoznod.
d
Ha valami hiányzik, bekéred a vállalkozótól Könyvelő
Ha egy tranzakcióhoz nincs számla, vagy egy számlának nincs
képe, a
Hiányzó számla /
Hiányzó számlakép
művelettel tudod bekérni a vállalkozótól. Erről ő emailben értesül és automatikusan generált feladatot is kap
(
Hiányzó számlák bekérése). Ha kérdésed van
egy számláról, a számla paneljában a megjegyzésénél jelöld be a
Kérdés a vállalkozónak
opciót, vagy a létrejött feladatnál (amit természetesen Te is látsz) írd meg neki (
Feladataim).
3. Betöltés a könyvelőprogramba
A rendezett hónapot a Főkönyvi export viszi át a könyvelőprogramodba —
a számlákat kontírozva, a program saját formátumában, és ahol a program fogadja, a
kiegyenlítéseket és a banki tételeket is
(Főkönyvi exportok).
4. Lekönyvelés és a Könyvelve jelölő
Ha a hónapot betöltötted a könyvelőprogramodba, jelöld lekönyveltnek — két helyen is
megteheted, és a kettő ugyanaz:
- a Vezérlőpulton a vállalkozás sorában a Könyvelve
jelölőnégyzet (a fejlécben választott hónapra);
- a Feladataim oldalon a Havi könyvelés
feladat pipája (előtte megerősítést kérünk).
Jelölni a könyvelő és a könyvelői munkatárs tud; a vállalkozó látja, de nem
állíthatja. A jelölés visszavonható, és a Naplóban látszik,
ki és mikor tette.
5. Mit változtat a lekönyvelés
- A vállalkozó nem vonhatja vissza az átadott hónapot
- Vagyis lekönyvelt hónapba nem kerülhet új dokumentum. A Dokumentumtárban
a lekönyvelt hónap nem választható, az automatikusan hónaphoz rendelt (emailben, feladatból
érkezett) számlakép pedig a következő, még nyitott hónap anyagába kerül — így nem vész el.
Ha a vállalkozó már átadta a hónapot, de még nem került könyvelésre és feltölt egy kimaradt dokumentumot magától,
vagy a kérésedre, az az előző lekönyvelt hónapot követő hónaphoz kerül beállításra és erről értesítést
kapsz (vagyis ha október 6-án feltölt még egy számlaképet, de a könyvelést még nem állítottad be, akkor a
számlaképhez szeptember kerül beállításra - feltételezve, hogy az augusztust lekönyvelted).
- Utólag érkezett tételek — ha a lekönyvelés után a
lekönyvelt hónapra új számla (a kelte szerint) vagy banki
tranzakció (a dátuma szerint) érkezik, az Utólag érkezett tételek
átnézése feladat nyílik neked 2 napos határidővel, és értesítést kapsz róla (harang
és email — az email a Beállítások oldalon kikapcsolható). A lekönyvelt hónapot 3 hónapig
figyeljük. Ha már van nyitott ilyen feladat, az új tételek ahhoz adódnak hozzá (újabb
értesítés nélkül); a feladat részleteiben
egyenként látszanak, a számlák linkkel. Példák, ha a szeptembert október 9-én lekönyvelted:
- október 12-én a NAV-ból beérkezik egy szeptember 30-i kiállítású számla;
- október 15-én a vállalkozó feltölt egy szeptemberi külföldi számlát,
amiből a SzámlaPáros számlát hoz létre — a dokumentum maga az októberi anyagba kerül, de a
számla szeptemberi kelte miatt a feladat is megnyílik;
- november 3-án a vállalkozó feltölti a szeptemberi bankszámlakivonatot, és betöltöd a
tranzakcióit.
Ha viszont a feltöltött számlakép egy már meglévő (pl. a NAV-ból jött) számlához kapcsolódik,
nem nyílik feladat: a számla adata nem új, a kép csak a következő havi anyaggal érkezik.
Fontos: az utólag érkezett számlát kézzel kell rögzítened a könyvelőprogramban.
A főkönyvi export a számla dátuma szerint válogat, nem aszerint, melyik havi anyaggal érkezett:
egy szeptemberi kiállítású számla csak a szeptemberi időszak exportjában szerepel, az októberiben
nem (kivétel: kifizetési dátum szerinti exportnál, ha októberben fizették ki).
A szeptemberi export újbóli letöltése sem jó megoldás: abban az összes, már feladott
szeptemberi számla is benne van, és a könyvelőprogramban duplikálódhatnak. Az utólag érkezett
tételeket ezért a feladat részleteiben lévő lista alapján rögzítsd kézzel.
A Vezérlőpult havi nézete
- A fejléc hónapválasztójával nézed a hónapot; az Átadás és a
Könyvelve oszlop erre a hónapra vonatkozik.
- A két oszlopra szűrhetsz: Átadva / Nem átadva és Könyvelve /
Könyvelésre vár — így egy kattintással előáll, mely vállalkozások anyaga van
meg, de még nincs lekönyvelve.
- A lejárt Havi könyvelés feladat a Feladataim oldalon pirossal jelenik
meg.