Tudástár › Exportok › Főkönyvi exportok

Főkönyvi exportok

Az oldal célja

Ahhoz, hogy a könyvelői munkát minél hatékonyabbá tegyük és időt spóroljunk könyvelő felhasználóink részére, a SzámlaPáros alkalmazásból lehetőség van a számlák és tranzakciók főkönyvi exportjára.

Ez azt jelenti, hogy az általad választott időszakra szűrve a rendszer legenerálja azokat a fájlokat, amiket a könyvelői szoftverbe be tudsz tölteni.

Jelenleg az alábbi főkönyvi exportok támogatottak:

RLB
Kulcs-Soft
Novitax
Forintsoft

Mielőtt először exportálsz

Az első export előtt állítsd be az alábbi adatokat.

Könyvelési mód

A Vállalkozás beállításai → Beállítások oldalon válaszd ki, hogy a vállalkozás könyvelési módja Kettős könyvvitel vagy Bevételi nyilvántartás.

Kontírozás

A legtöbb főkönyvi rendszer tételsoronként főkönyvi számot kér. A Vállalkozás beállításai → Beállítások oldalon a Kontírozás blokkban töltsd ki a főkönyvi számokat.

Mező	Alapérték	Mire szolgál
Bevétel	911	kimenő számla nettó oldala
Költség	511	bejövő számla nettó oldala
Fizetendő ÁFA	467	kimenő (vevői) számla ÁFA-ja
Előzetesen felszámított ÁFA	466	bejövő (szállítói) számla ÁFA-ja
Vevők	311	kimenő számla bruttó oldala
Szállítók	454	bejövő számla bruttó oldala
Bankszámla	384	a párosított tranzakciók bankbizonylatához

A Bevétel/Költség főkönyvi számokat két helyen tudod módosítani a SzámlaPárosban:

Számla: A Számlák oldalon egy számlára kattintva megjelenő adatlapon a Partnerhez megadott, vagy annak hiányában a default érték felülírható. A mezőt üresen hagyva a Partnerhez megadott érték, annak hiányában a default érték kerül az exportban kitöltésre.
Partner: Lehetőség van egy partner minden számlájára ugyanazt a főkönyvi számot beállítani, és ez érvényes lesz a partner által/részére kiállított jövőbeli számlákra is. Már meglévő számlákon beállított főkönyvi számok nem kerülnek felülírásra.

Formátumbeli eltérések

Formátum	Fájl	Egy sor / rekord	Irány	Kifizetés átadása
Számlalista CSV	`.csv`	egy számlatétel	kimenő / bejövő	oszlopként (kifizetett összeg + dátum)
RLB60 CSV	`.csv`	fejléc + tételsorok számlánként	kimenő / bejövő	—
RLB60 KSZLAKET.DBF	`.dbf`	egy számla	csak kimenő	választható, a számlán jelölve
Kulcs-Soft	`.zip` (3 fájl)	fejléc + tétel + ügyfél	kimenő / bejövő	választható, önálló bankbizonylatként
Novitax	2 `.csv`	egy számlatétel + partnertörzs	kimenő / bejövő	—
Forintsoft	több `.dbf`	számla- és tételfájlok	kimenő / bejövő	igen, pénzügyi teljesítés fájlokban

RLB60

CSV · KSZLAKET.DBF

Az RLB esetében lehetőség van CSV és a közismert KSZLAKET.DBF fájl elkészítésére is.
A fő különbség a két típus között az, hogy a CSV a kimenő és a bejövő számlákhoz is használható, míg a KSZLAKET.DBF kizárólag a kimenő számlákhoz — ez utóbbi az RLB korlátja.
A KSZLAKET.DBF fájl jó mindkét könyvelési módban — az RLB egyszeres könyvvitelt vezető programjai is fel tudják dolgozni.
Számlánként legfeljebb négy ÁFA-csoport fér el. Ennél többnél az alkalmazás megnevezi a bizonylatot, és nem csonkolja némán a fájlt (szintén RLB korlát).

Ha a böngésző KSZLAKET (1).DBF néven mentette le (mert már volt ilyen fájl a Letöltések mappában), nevezd vissza KSZLAKET.DBF-re: a program a néven ismeri fel a feladást. A fájlt ne nyisd meg Excellel — az mentéskor tönkreteszi a szerkezetét.

Kulcs-Soft

Főkönyvi Adatimporter · ZIP, három állomány

A ZIP három fájlt tartalmaz azonos alapnévvel: .csv (bizonylatfejlécek) · .001 (tételek) · .002 (ügyfelek). Csomagold ki mind a hármat EGY mappába, és a beolvasáskor a .csv-t tallózd — a másik kettőt a program a névből találja meg. (Ezért kapod egy csomagban: külön letöltve a böngésző átnevezné őket, és pont a névegyezés romlana el.)
A betöltés előtt be kell állítanod a Kulcs-Softban az import beállításait az Adatimporter Beállítások menüjében:

mezőelválasztó ; · tizedes elválasztó . · ezres elválasztó üres · Fejléc kihagyása KIKAPCSOLVA · Tételek göngyölése BEKAPCSOLVA

A számlák és tranzakciók összepontozását a Kulcs-Soft rendszere végzi az importálást követően.
A tételsorok csak a nettót hordozzák — az ÁFÁ-t és a bruttót a Kulcs-Könyvelés számolja az ÁFA-kulcsból.
A generált állományban a számlaadatok a Beállítások oldalon szereplő áfakódokat és áfaneveket tartalmazzák. Ezeket javasolt frissíteni a Kulcs-Softban általad használtakra, így nem kell a betöltéskor havi szinten ugyanazokat a javításokat elvégezned. Egyes, speciális áfakulcsokra nincs előre meghatározott áfakód, ezekben az esetekben "100" érték kerül a fájlba.
A generált állomány számla nélküli kiegyenlítéseket is tartalmazhat (teljesítés hónapját megelőző hónapban történő - előre - fizetés). A Kulcs-Soft a tranzakciót eltárolja.

A Kulcs-Soft rendszere csak a Kettős Könyvelés programban képes import fájlt beolvasni. Az Egyszeres programban jelenleg nincs ilyen lehetőség.

Novitax

szamla.csv · partner.csv

A Novitax számára az elvárt partner.csv és szamla.csv állományokat állítjuk elő.

Forintsoft

UJEGYKE · WUJEGYKE (Kettős könyvelés)

UJEGYKE (Egyszeres könyvelés)

A Forintsoft részére az UJEGYKE és WUJEGYKE program részére is előállíthatóak a fájlok.
Egyszeres könyvelés esetében a Forintsoft csak az UJEGYKE programban tud import fájlt beolvasni, amely kizárólag HUF devizájú tranzakciókat tartalmazhat.

Főkönyvi export fájl generálás

A főkönyvi exportot az alábbiak szerint tudod elvégezni:

A Számlák oldalon válaszd a főkönyvi export gombot a Számlalista jobb felső sarkában.
A megjelenő ablakban az alábbiakat szükséges kiválasztanod:
- Főkönyvi rendszer
- Szűrési feltételek — itt szűrhetsz teljesítési dátum, kiállítási dátum, fizetési határidő és kifizetési dátum szerint is
- Időszak választó
- Számlák: Bejövő, illetve Kimenő
- Számlaelőtag — ha több számlaelőtagot használ az ügyfeled, külön is legenerálhatod a fájlokat
- Deviza — a kimenő és bejövő számlák kapcsán is lehetőség van deviza szűrésre
- Kiegyenlítések átadása jelölőnégyzet — a párosított banki tranzakciók önálló bankbizonylatként is bekerülnek a csomagba, a kiegyenlített számla számával

Végül kattints a Letöltés gombra.

Amit érdemes tudni a fájl tartalmáról

A számla adatának egyetlen forrása a NAV. A Számlázz.hu és a Billingo nálunk csak számlaképet ad.
A partner neve és címe a bizonylatról jön, nem a Partnertörzsből: ha egy cég hónap közben nevet vagy székhelyet vált, a hó eleji és a hó végi számlán jogszerűen más név áll, és a feladásnak azt kell mutatnia, ami a bizonylaton szerepel.

Ha először használod a könyvelő szoftverek főkönyvi import funkcióját, akkor itt találsz hozzájuk segítséget:

RLB (CSV): Automatikus könyvelés CSV-ből
RLB (KSZLAKET.DBF): Számlák automatikus lekönyvelése
Kulcs-Soft: Főkönyvi Adatimporter használati útmutató (PDF)
Novitax: Számlák és egyéb bizonylatok importja
Forintsoft: Import a WUJEGYKE programba (PDF)

Ha valami nem stimmel

„Nincs exportálható számla a kiválasztott időszakban.”

A négy szűrő együtt hatott: időszak, irány, számlaelőtag, deviza. Leggyakoribb ok a Kifizetési dátum szűrési feltétel (a nyitott számlák kimaradnak) vagy egy olyan számlaelőtag, amiben abban a hónapban nem volt bizonylat.

„Hiányzó könyvelési mód”

Valódi főkönyvi formátumhoz be kell állítani, hogy a vállalkozás kettős könyvvitelt vagy bevételi nyilvántartást vezet. Az ablak gombja odavisz. A Számlalista CSV beállítás nélkül is letölthető.

Hiányzik egy számla a fájlból

Nézd meg a szűrési feltételt: Fizetési határidő mellett a határidő nélküli, Kifizetési dátum mellett a nem teljesen kifizetett számlák maradnak ki. Ha bevételi nyilvántartás van beállítva, a Számlalista CSV-be csak a kifizetett számlák kerülnek, a kifizetés dátuma szerint.

Az ékezetek elromlottak, amikor megnyitottam a fájlt

Az RLB60 CSV és a Kulcs-Soft állományai CP1250 kódolásúak, mert a fogadó program ilyet vár — nem UTF-8. A könyvelőprogram helyesen olvassa; egy jegyzettömbben nézve tűnhet hibásnak.

A könyvelőprogram visszautasít egy tételt

Kulcs-Softnál szinte mindig a beolvasó beállításai az ok (lásd fentebb), különösen a Tételek göngyölése. KSZLAKET.DBF-nél a fájl neve és az, hogy nem nyitottad-e meg időközben Excellel.

Rossz főkönyvi szám került a feladásba

A sorrend: a számla adatlapján megadott egyedi érték, ennek híján a partnerhez rögzített érték, végül a Beállítások → Kontírozás alapértéke. A számla adatlapján a mezőt üresen mentve törlöd az egyedi kontírozást.

Egy már feladott hónapot újra exportáltam

Ugyanarra az időszakra ugyanaz a fájl keletkezik — a kiegyenlítés-jelölés is az időszak végi állapotot tükrözi, nem a mai napot. A fogadó programok pedig a már lekönyvelt bizonylatot a számlaszáma alapján kiszűrik.