Ki fér hozzá egy vállalkozás adataihoz, mit tud csinálni, és hogyan hívsz be másokat — könyvelőt, ügyfelet, munkatársat.
Ebből következik a legfontosabb szabály: nem a céget osztod meg, hanem embereket hívsz be egy céghez — közös jelszó vagy „iroda-fiók" sosem kell.
| Szerepkör | Mit tud | Mit nem |
|---|---|---|
| Vállalkozó a cég tulajdonosi oldala |
Mindent: napi munka, beállítások, integrációk (NAV, bank, Számlázz.hu, Billingo, technikai email cím), meghívás, a vállalkozás törlése. Behívhat könyvelőt, társtulajdonost és saját munkatársat. | — |
| Könyvelő a vállalkozó cégét könyveli |
Ugyanaz a napi munka és ugyanazok a beállítások/integrációk, mint a vállalkozónál. Behívhatja a cég tulajdonosát (ha még nincs bent) és a saját munkatársait. | Nem hívhat be másik könyvelőt (lásd lentebb), és nem hívhat be vállalkozót, ha a cégnek már van. |
| Könyvelői munkatárs a könyvelő embere |
A teljes napi munka azokon az ügyfélcégeken, amelyeket a könyvelője kipipált neki: párosítás, kiegyenlítés, tranzakció-műveletek, dokumentumok és AI-kiolvasás, bankszámlakivonat-feltöltés, exportok, a szinkron-gombok, és a Bankszámlaszámok szerkesztése. Könyvelői nézetet kap. | Konfigurációt nem: NAV/bank/számlázó összekötés vagy bontás, technikai email cím, meghívás, kilépés, a vállalkozás törlése. Előfizetést és AI-kreditet sem vásárol. |
| Vállalkozói munkatárs a vállalkozó embere — pl. irodavezető |
Ugyanaz a napi munka a vállalkozó azon cégein, amelyeket kipipált neki. Vállalkozói nézetet kap. | Ugyanaz a korlát, mint a könyvelői munkatársnál. |
A kétféle munkatárs ma azonos jogosultságú — a nevük attól függ, melyik oldal hívta be őket, és ez határozza meg, melyik nézetet kapják a programban. Munkatársat tehát nemcsak a könyvelő vehet fel: a vállalkozó ugyanígy behívhatja a saját kollégáit a cégébe.
A munkatárs a meghívója előfizetése alatt dolgozik — nincs saját csomagja, és az Előfizetések menüpontot sem látja. A másik oldal behívása mindig ingyenes: a vállalkozó könyvelője a saját könyvelői előfizetésével csatlakozik, a könyvelő ügyfele pedig nem fizet külön hozzáférésért.
Két felület vezet ugyanahhoz a meghívó ablakhoz, csak más nézőpontból:
A meghívóhoz az email cím és a szerepkör kell (a Munkatársak oldalon a vállalkozás is). A meghívott egy linket kap emailben:
A munkatársaidnál te döntöd el, mely vállalkozásaidhoz férnek hozzá — a táblázatban egy pipa egy cég. Két dolgot érdemes tudni róla:
Ha egy vállalkozásból kilépsz, az általad ott kiosztott munkatársi hozzáférések is megszűnnek — kivéve, ha marad utánad másik teljes jogú tag az oldaladon (vagy a kilépéskor utódot választasz): akkor a hozzáférések rá szállnak át.".
Egy cégnek egyszerre egy teljes jogú könyvelője lehet. Ez a szabály teszi egyértelművé, ki kezeli a cégen dolgozó munkatársakat. Két úton keletkezhet könyvelői hozzáférés:
Könyvelőváltás tehát így néz ki: a régi könyvelő kilép és a kilépéskor kiválasztja a munkatársai közül, hogy ki kapja meg a könyvelői szerepkört. A könyvelőt a vállalkozó is eltávolíthatja (fordítva nem!), és ezután a vállalkozó meghívja az újat. Ha a könyvelőd elérhetetlen, a vállalkozó mindig el tudja távolítani őt a saját cégéből — ez a biztonsági szelep.
A munkatársakat mindig az hívja be és kezeli, akinek az embere: a könyvelő a könyvelői munkatársait, a vállalkozó a sajátjait. Munkatárs nem hívhat be senkit.
A Vállalkozásaim oldalon egy vállalkozásból kilépni és azt törölni két különböző művelet:
| Kilépés | Törlés | |
|---|---|---|
| Kinek a hozzáférését viszi el | A hozzáférésed megszűnik, a munkatársaidé megmarad | A hozzáférésed és az általad kiosztott munkatársak hozzáférése is megszűnik |
| A másik oldal (könyvelő ↔ vállalkozó) | Érintetlen marad | Érintetlen marad |
| Kell-e utódot választani | Ha egyedüli könyvelő vagy a cégen és van ott munkatársad, igen | Nem |
Mielőtt bármelyiket elindítanád, az ablak felsorolja, kinek szűnik meg pontosan a hozzáférése, és ki marad bent. A művelet után a másik oldal teljes jogú tagjai emailt kapnak róla, és a Napló is rögzíti — ahogy minden meghívást, eltávolítást és hozzáférés-módosítást.
Egyik művelet sem töröl adatot. Ha egy vállalkozáshoz senki nem fér hozzá többé, a cég minden automatizmusa leáll (NAV Online Számla, Számlázz.hu, Billingo, bankszinkron, NAV Ügyfélportál, pénztárgép, technikai email cím) — de az adatok megmaradnak, és ugyanazzal az adószámmal újracsatlakozva minden visszatér. A munkatársak hozzáférését ilyenkor újra ki kell osztani.
Új fióknál a hozzáférés csak az email megerősítése után jön létre — érdemes a levélszemetet is megnézni. A Munkatársak oldalon vagy a Hozzáférések kártyán látod a pontos státuszt (Meghívva / Email megerősítésre vár / Aktív), és onnan igény szerint újraküldheted a meghívót.
Egy cégnek egyszerre egy teljes jogú könyvelője lehet, és a rendszer a még el nem fogadott meghívót is beleszámolja. Vond vissza a függő meghívót, vagy előbb lépjen ki a jelenlegi könyvelő (vagy távolítsd el).
Ez szándékos: a munkatárs a napi munkát végzi, az összekötéseket a könyvelő vagy a vállalkozó állítja be. A Beállítások érintett kártyái nála csak olvashatók — a Bankszámlaszámok kivételével, mert az a párosítási munka része.
Ha egyedüli könyvelő vagy a cégen és dolgozik ott munkatársad, előbb utódot kell választanod a munkatársaid közül — ő lesz a cég új könyvelője. Aki senkinek nem akarja átadni a céget, annak a Törlés a helyes művelet.
Nem. Egy fiókkal tetszőleges számú vállalkozáshoz tartozhatsz, és a fejlécben váltasz köztük. Ugyanez igaz akkor is, ha az egyik cégben tulajdonos vagy, a másikban pedig könyvelői munkatárs.